Frivillige opgaver i klubben

Frivillige
Hadsten Hawks har brug for frivillige/forældre i løbet af sæsonen.

Følgende opgaver:
Opstilling og nedtagning af fundraising løb og Spinding event, sidste fredag i august.
Oprydning og nedtagning af familiemessen i VBA Arena i Oktober.
Diverse opgaver ved erhvervs julefrokosten i VBA Arena i November.
Sidde ved dommerbord til børnenes hjemmebane kampe.
Holdleder – hvert hold har en holder. Man hjælper trænerne med praktiske ting som f.eks. tilmelding til kamp.

Rollekort – overblik

Formand

Rolle:
Overordnet ansvarlig for klubbens drift, herunder at sikre, at klubbens
værdier respekteres, at de fastsatte mål nås og at de økonomiske
rammer overholdes.
Opgaver:
• At sørge for at bestyrelsesmøder og -seminarer planlægges og afholdes, og at der følges op på aftaler der indgås på disse
• At være tovholder på bestyrelsens årshjul
• At følge op på de ansvarsområder og opgaver, som er udspecificeret på rollekortene for klubbens forskellige områdeansvarlige
• At deltage på forældremøder på årgangene for at repræsentere klubben som helhed og italesætte klubbens værdier
• At deltage på trænermøder ved behov
• At bistå trænerne med at håndtere større og/eller komplekse enkeltsager
• At repræsentere klubben udadtil – fx i DBBF, klubsamarbejder, i pressen, mv.
• At være klubbens repræsentant i halbestyrelsen – herunder ved fordeling af haltider.

Kasserer

Rolle:
At holde overblik over klubbens økonomi og vejlede trænere, rollekort-ansvarlige og formanden ift. økonomiske beslutninger. Det er desuden kassererens opgave at sikre, at der er bilag for alle foreningens indtægter og udgifter.
Opgaver:
• At håndtere bilag løbende, så der er dokumentation for alle foreningens indtægter og udgifter.
• At refundere udlæg fra trænere og bestyrelse.
• At udbetale løn til dommere og evt. lønnede trænere.
• At udarbejde årsregnskab i samarbejde med klubbens revisor og fremlægge dette på generalforsamlingen.
• At lægge budget for det kommende år i samarbejde med formanden og den øvrige bestyrelse.
• At koordinere fælles betaling til stævner, hvor hele klubben deltager.

Sportschef

Rolle:
At understøtte trænerne i deres arbejde, så de får lettere adgang til sparring, kompetenceudvikling og fællesskab med de andre trænere.
Opgaver:
• At afholde tre årlige trænermøder, der skal fremme koordinering, faglig udvikling og fællesskab mellem trænerne.
• At udarbejde en årskalender for trænerne indeholdende interne arrangementer og mulige stævner, camps, kurser, mv.
• At udarbejde materiale til spillere og forældre, som kan bruges på tværs af holdene.
• At gøre adgangen til kompetenceudvikling lettere og at sikre, at flere kommer på trænerkurser.
• At tilbyde trænersparring og deltagelse i træninger på alle årgange.
• At understøtte, at træner-facebook-gruppen gøres til et aktivt forum for klubbens trænere.

Turneringsleder

Rolle:
At være klubbens kontaktperson ift. deltagelse i turneringer – både den almindelige turnering og pokalturneringen.
Opgaver:
• At sørge for koordinering af tilmelding til turneringen og pokalturneringen (i samarbejde med trænerne).
• At sørge for planlægning af kampe – herunder hal-booking og evt. kommunikation med cafeteriet, dommerpåsætning, mv. til hjemmestævner.
• At holde MVP-app’en opdateret med opdaterede hold og spillere (i samarbejde med trænerne).
• At være MVP-app-superbruger – altså go-to-person for trænere og holdledere ift. betjening af app’en.

Børnebasket-ansvarlig

Rolle:
At lede børnebasket-projektet, så flest mulige skolebørn i Hadsten og omegn får prøvet basketball i skole- eller SFO-regi.
Opgaver:
• At rekruttere skoler til børnebasket-projektet og at stå for den løbende dialog med skolerne.
• At rekruttere børnebasket-trænere, der skal varetage træningerne på skolerne.
• At understøtte børnebasket-trænerne i deres arbejde, så der er tydelige rammer for deres arbejde og så de har et sted at gå hen, når de har brug for hjælp.
• At sikre, at trænerne har de nødvendige kvalifikationer (i samarbejde med sportschefen).
• At sikre, at trænerne og skolerne har det nødvendige grej (i samarbejde med den grejansvarlige).
• At være opsøgende ift. fondsmidler (i samarbejde med fundraiseren).
• At fungere som klubbens kontaktperson til skolen og de tilknyttede pædagoger.

Grej-ansvarlig

Rolle:
Ansvarlig for, at vi i klubben har det nødvendige udstyr til at kunne
gennemføre træninger og kampe af høj kvalitet. Det gælder både ved
sæsonstart og løbende i sæsonen.
Opgaver:
• At skrive ud til alle trænere og holdledere i forbindelse med sæsonstart for at spørge til grej, som de mangler.
• At bestille det nødvendige grej hjem til skabe og trænere – både ved sæsonstart og evt. løbende.
• At sørge for at skabene er pæne ved bl.a. at minde trænere om ansvaret og evt. foretage periodisk oprydning selv.
• At sørge for at større grej (fx boldrobotten) fungerer og at der tages initiativ til reparation ved behov.
• At indrapportere evt. fejl og mangler i hallen til halbestyrelsen.

Fundraiser

Rolle:
At søge projektmidler hos fonde og holde styr på, at indkomne midler anvendes (til formålet).
Opgaver:
• At holde overblik over fonde og støttemuligheder, der kan være relevante for Hadsten Hawks.
• At skrive og indsende fondsansøgninger.
• At koordinere begivenheder forbundet med tildeling af midler – fx pressemeddelelse, overrækkelsesevent, mv. (i samarbejde med den kommunikationsansvarlige).
• At sikre, at der er udviklingskapacitet til at løfte de projekter, der ansøges, inden der ansøges, og at der spændes relevante tovholdere for projekterne.
• At holde overblik over indkomne midler og at disse anvendes i overensstemmelse med formålet (i samarbejde med kasseren).

Sponsor-ansvarlig

Rolle:
At skaffe sponsorer til klubben, som skal være med til at finansiere udgifter til fx spillertøj, arrangementer, o.l., samt at vedligeholde relationen til klubbens sponsorer, så de forbliver sponsorer i mange år.
Opgaver:
• At være opsøgende ift. sponsormuligheder i klubben (hvilke udgifter ville kunne dækkes af sponsorer).
• At kontakte virksomheder i lokalområdet med henblik på evt. sponsorater.
• At udforme og indgå sponsoraftaler med lokale virksomheder.
• At sørge for, at klubbens sponsorer promoveres (i samarbejde med den kommunikationsansvarlige).
• At vedligeholde en god og tæt relation med sponsorerne med henblik på at fastholde dem som sponsorer på den lange bane.

Dommeransvarlig

Rolle:
At understøtte dommerne i deres arbejde, så de får lettere adgang til sparring, kompetenceudvikling og fællesskab med de andre dommere.
Opgaver:
• At rekruttere nye dommere til klubben.
• At gøre adgangen til kompetenceudvikling lettere og at sikre, at flere kommer på dommerkurser.
• At tilbyde sparring til dommerne.
• At administrere dommer-facebook-gruppen.
• At afholde dommerbordskurser for forældre.

Shop-ansvarlig

Rolle:
At sørge for, at der altid er attraktivt merchandise tilgængeligt for spillere, familiemedlemmer, frivillige, trænere og dommere i holdets webshop.
Opgaver:
• At sikre, at vi har attraktive produkter i webshoppen og at der indimellem sker udskiftning i sortimentet.
• At være klubbens kontakt til Sportsmate.
• At gøre reklame for webshoppen til klubbens spillere og forældre på klubbens facebook-grupper.
• At samarbejde med den grejansvarlige om at sikre, at vi har det fornødne grej til trænere, dommere og frivillige.

Frivilligansvarlig (”høgemor”)

Rolle:
At rekruttere og skabe fællesskab blandt frivillige forældre, tidl. spillere, o.l., der kan hjælpe med stort og småt på tværs af holdene i klubben. Dette kan være ifm. enkeltstående begivenheder (fx sommerafslutning, stævne) eller tilbagevendende opgaver (fx fast rolle).
Opgaver:
• At rekruttere frivillige til et frivilligkorps.
• At lave initiativer, der skaber fællesskab, stolthed og påskønnelse af de frivillige.
• At skabe et flow for hvordan frivillige opgaver udbydes og hvordan der meldes ind på dem.
• At være bindeled mellem ”bestilleren” og de frivillige, der udfører opgaven.

Kommunikationsansvarlig

Rolle:
Ansvarlig for at synliggøre Hadsten Hawks i lokalområdet, styrke klubbens profil og fremme interessen for basketball i Hadsten og
omegn.
Opgaver:
• At lave indhold til sociale medier, der skaber synlighed om klubbens aktiviteter, hold og resultater – ca. én historie om måneden i løbet af sæsonen.
• At kontakte (og skrive korte tekster til) lokale medier om events, kampe og andre relevante historier.
• At sørge for at klubbens hjemmeside er opdateret med aktuelle hold, kontingentsatser, tilbud, billeder, mv.
• Evt. lave billed- og videoproduktion til brug i kommunikationen.